Bürgerrat

An erster Stelle steht die Situations- und Bedarfsanalyse, aufgrund derer die Entscheidung für die Methode fällt. Die Methode Bürgerrat eignet sich besonders für kontroverse Themen und Fragestellungen, die eine hohe öffentliche Aufmerksamkeit erzeugen und viele Menschen bewegen. Das Thema muss dabei klar und zugespitzt formuliert sein.

Ein Bürgerrat kann über ganz unterschiedliche Zeiträume arbeiten. Die Zahl der Sitzungen hängt stark davon ab, wie groß und verzweigt das Thema ist, das der Rat bearbeiten soll. Da die Teilnehmenden sich in ihrer Freizeit im Bürgerrat engagieren, ist es wichtig, respektvoll mit ihrer Zeit umzugehen und das richtige Maß zu finden, um die Fragestellung umfassend bearbeiten zu können. Hier ist es sinnvoll, sich möglichst unterschiedliche, bereits umgesetzte Bürgerräte anzuschauen und sich ggf. beraten zu lassen.

Für den Fall, dass sich die Initiatoren eines Bürgerrats aufgrund ihrer personellen Kapazitäten oder fehlender Erfahrung nicht in der Lage sehen, das Verfahren selbst zu planen, zu organisieren oder durchzuführen, kann ein Dienstleister mit der Gesamtorganisation des Prozesses beauftragt werden. Dieser übernimmt in Abstimmung mit der Verwaltung die Vorbereitung und Durchführung des Bürgerrates.

Sollte die Entscheidung für eine umfängliche Zusammenarbeit mit einem Dienstleister fallen, kann dieser die weiteren Schritte eigenständig oder in Kooperation mit dem Auftraggeber organisieren.

Mittlerweile gibt es eine Reihe von Dienstleistern auf dem Gebiet der Bürgerbeteiligung und auch speziell für die Methode Bürgerrat:

Mehr Demokratie e.V.  
Netzwerk Bürgerbeteiligung

Die Durchführenden eines Bürgerrats müssen sich fragen, welche Zielgruppen sie am Bürgerrat beteiligen möchten, um am Ende eine gute Antwort auf die gesetzte Fragestellung zu erhalten.

Je nach Fragestellung kann es notwendig sein, dass der Bürgerrat ein verkleinertes Abbild der Gesamtgesellschaft abbildet. Dafür werden die Teilnehmenden zusätzlich zum Losverfahren entsprechend der demographischen Zusammensetzung der Gemeinde ausgewählt. Andere Fragestellungen können auf Teilgruppen der Gesellschaft, beispielsweise Seniorinnen und Senioren oder Kinder und / oder Jugendliche, ausgelegt sein.

Damit wirklich diejenigen angesprochen und erreicht werden, die erreicht werden sollen, können die Teilnehmenden in einem zweistufigen Verfahren ausgewählt werden.

Auf Grundlage der Entscheidung über die Zielgruppe wird aus den Meldedaten zufällig eine bestimmte Anzahl an Personen ausgewählt und angeschrieben. In der Regel antwortet nur eine kleine Anzahl der Angeschriebenen auf diese erste Einladung. Gesellschaftlich benachteiligte Menschen reagieren deutlich seltener auf Einladungen zur Beteiligung. Die Teilnahme am Bürgerrat ist natürlich freiwillig, die repräsentative Zusammensetzung der Gruppe aber wichtig. Deshalb wird, wenn die erste Los- und Einladungsrunde noch nicht erfolgreich war, noch einmal aus den noch fehlenden Gruppen nachgelost.

Erfolgversprechend für eine breite Beteiligung unterrepräsentierter Gruppen sind sogenannte aufsuchende Verfahren. Das bedeutet, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Projektes zu all jenen gehen und klingeln, die nicht auf die Einladung reagiert haben. Sie fragen, warum keine Antwort erfolgte, werben für eine Teilnahme, beantworten evtl. offene Fragen. Natürlich kommunizieren sie auch deutlich, dass eine Teilnahme freiwillig ist und bei einer Absage keine weitere Kontaktaufnahme erfolgen wird und alle gespeicherten Daten gelöscht werden.

Dieser Auswahlprozess wird durch eine entsprechende kommunale Satzung ermöglicht. Gerade an dieser Stelle zeigt sich deutlich, warum es sinnvoll sein kann, mit einem Dienstleister zusammenzuarbeiten, der diesen Schritt organisiert und durchführt.

Die Durchführenden eines Bürgerrats müssen prüfen, ob die rechtlichen Voraussetzungen für einen datenschutzrechtlich unbedenklichen Zugriff auf die Meldedaten zur Auswahl der Teilnehmenden besteht. Ist dies nicht der Fall, müssen die Antragstellenden vor Projektbeginn die rechtliche Grundlage schaffen, indem sie z. B. eine entsprechende Satzung nach § 4 (1) SächsGemO verabschieden. Hier kann entweder eine übergreifende Bürgerbeteiligungssatzung die Lösung sein, in der Bürgerbeteiligung zur öffentlichen Aufgabe erklärt wird und Fragen der Bürgerbeteiligung und der zugehörigen Verfahren in der Kommune grundsätzlich geregelt werden. Aber auch Projektsatzungen, die sich nur auf das aktuell geplante Verfahren beziehen, werden von Kommunen nach Rücksprache mit ihren lokalen Datenschutzbeauftragten eingesetzt, um die Auswahl der Teilnehmenden rechtssicher durchführen zu können.

Die Einladung ist zugleich die Werbung dafür, sich am Bürgerrat zu beteiligen. Deshalb sollten an dieser Stelle einige Dinge klar dargestellt werden. Neben dem Ziel des Bürgerrates, dem Grund für seine Einberufung und der Fragestellung muss deutlich werden, was die Teilnehmenden erwartet, wenn sie sich beteiligen: Eine genaue Beschreibung des Verfahrens, Anzahl, Frequenz und Dauer der Treffen. Auch Angaben zu den Rahmenbedingungen dürfen nicht fehlen. 

Wichtig ist außerdem, die Reichweite und den Handlungsspielraum des Gremiums darzustellen: An wen werden bspw. die Ergebnisse der Beratungen übergeben? Und was können die Teilnehmenden im Anschluss an die Übergabe der Ergebnisse erwarten?

Zusätzlich sollte die Einladung grundsätzliche Informationen zur Methode erhalten: Was ist ein Bürgerrat? Wie funktioniert das Gremium und warum sollte gerade ich teilnehmen?

• Situations- und Bedarfsanalyse – Welches ist die richtige Beteiligungsmethode für die Situation und die zur Verfügung stehenden Ressourcen?
• Entwicklung der Fragestellung
• Zielgruppe: Teilnehmende und Adressaten
• Zusammenarbeit mit einem Dienstleister
• Zeitlicher Umfang: Wie lange und wie oft tagt der Bürgerrat?
• Finanzielle Kompensation für die Teilnehmenden? (Aufwandsentschädigung / Ehrenamtsvergütung, Fahrtkosten)
• Passende Räumlichkeiten
• Kinderbetreuung / Betreuung Angehöriger
• Catering
• Begleitkommunikation: Wie wird die Öffentlichkeit laufend über die Arbeit des Bürgerrates informiert?
• Art Dokumentation und Wege der Kommunikation der Ergebnisse

Es bedarf professioneller bzw. erfahrener Moderatorinnen und Moderatoren, die die Diskussionen strukturieren und zusammenfassen können und die sicherstellen, dass die Diskussionen in den Arbeitsgruppen auf Augenhöhe stattfinden und auch jeder zu Wort kommt. Diese Moderatorinnen und Moderatoren kommen am besten von außen, um sicherzugehen, dass die Diskussionen vertraulich und unabhängig verlaufen.

Neben der Beschäftgung professioneller Moderatorinnen und Moderatoren ist die Einbindung von Expertinnen und Experten zum Thema des Bürgerrates notwendig. Diese stellen das Faktenwissen zur Verfügung, das die Teilnehmenden benötigen, um am Ende ihre Empfehlungen formulieren zu können. Die Auswahl der Expertinnen und Experten können vom Bürgerrat selbst in seiner ersten Sitzung getroffen werden. Die Organisatoren können diesen Prozess unterstützen, indem sie eine Liste möglicher Fachleute vorbereiten. Diese sollten möglichst aus unterschiedlichen Feldern kommen und über verschiedene Hintergründen verfügen, um die Breite der im Bürgerrat behandelten Kontroverse und verschiedene Perspektiven abzudecken.

Für die erfolgreiche Durchführung des Bürgerrates ist es wichtig, dass es für diesen einen verlässlichen Rahmen gibt. Dafür muss allen Beteiligten klar kommuniziert werden, was das Ziel des Bürgerrates ist, wer die Adressaten der Ergebnisse sind und wie es mit den Ergebnissen nach Abschluss des Bürgerrates weitergeht. Außerdem müssen die Rahmenbedingungen des Bürgerrates so gestaltet sein, dass eine Teilnahme grundsätzlich für alle möglich ist.

Die Initiatoren sollten sich u. a. folgende Fragen beantworten:

• Sind die Räume, in denen die Treffen stattfinden werden, barrierefrei zugänglich?
• Sind Sitzungszeiten, -häufigkeiten und -dauer so gewählt, dass eine Teilnahme niedrigschwellig möglich ist?
• Stehen bei Bedarf Gebärdendolmetschung und/oder ein Induktionssystem für Hörgeräte zur Verfügung?
• Sind alle Materialien, mit denen gearbeitet wird, allgemein verständlich und können ggf. auch in Einfacher Sprache und barrierefrei zur Verfügung gestellt werden?
• Steht eine Kinderbetreuung zur Verfügung oder kann eine Unterstützung für die Bezahlung einer individuellen Betreuung von Angehörigen geleistet werden?
• Wird eine Aufwandsentschädigung oder Ehrenamtspauschale und/oder Reisekostenerstattung ausgezahlt?
• Steht ein Catering zur Verfügung?
• Wie wird die nicht unmittelbar beteiligte Bevlkerung über die Arbeit des Bürgerrats informiert?

Am Ende des Verfahrens stehen gemeinsam erarbeitete Handlungsempfehlungen. Durch eine möglichst öffentlichkeitswirksame Übergabe der Ergebnisse von den Bürgerräten an die Adressaten in Politik oder Verwaltung kann die bislang nicht unmittelbar beteiligte Bevölkerung über die Arbeit des Bürgerrats informiert werden.

Im Rahmen der Übergabe sollte noch einmal festhalten werden, wie es mit den Arbeitsergebnissen weitergeht:

• Wer sind die Adressaten und wie verarbeiten sie die Ergebnisse?
• Wann werden die Teilnehmenden und die Öffentlichkeit über den weiteren Umgang mit den Ergebnissen informiert?
• Wo werden die Arbeitsergebnisse und die Stellungnahmen der Adressaten veröffentlicht?

Wichtig ist hierbei der Dank an alle Teilnehmenden, die viel Zeit und Energie in die Beteiligung am Bürgerrat gesteckt haben.

Nach der Übergabe der Ergebnisse ist die Arbeit der Bürgerräte beendet. Nun beraten die gewählten Vertreterinnen und Vertreter im Stadt- oder Gemeinderat über die Empfehlungen der Bürgerinnen und Bürger. Sobald eine Entscheidung getroffen wurde, ist die Öffentlichkeit in geeigneter Weise darüber zu informieren. Dies geschieht oftmals durch einen Bericht mit Stellungnahmen zu den einzelnen Empfehlungen. Die Stellungnahmen informieren darüber, welche der eingebrachten Ideen umgesetzt werden sollen und in welcher Weise, aber auch, welche Empfehlungen keine Berücksichtigung finden können. Die Entscheidungen sollen umfänglich begründet werden.